Indemnité pour le télétravail : règles et conditions

Le télétravail forcé pendant la crise du covid a été une révélation pour beaucoup d’employés, et de nombreux employeurs y ont également trouvé leur compte. Une bonne raison pour les entreprises de continuer à adopter le télétravail post-covid, en alternant ou non avec un certain nombre de jours de travail au bureau (travail hybride).

Pour que votre personnel puisse travailler à domicile de la manière la plus efficace possible, vous pouvez lui accorder une indemnité forfaitaire.

Aucune distinction n'est faite entre la fonction, le niveau d'emploi ou la fraction d’occupation : tout salarié qui travaille de manière structurelle et sur base régulière à domicile pendant les heures de bureau peut bénéficier d'une allocation de travail à domicile. Vous voulez indemniser différemment les catégories de personnel dans l'entreprise ? C'est possible, mais gardez à l'esprit que vous devrez être en mesure de justifier cette différence.

Conseil : faites enregistrer les jours de travail à domicile en ligne ou via une application, afin de pouvoir suivre facilement le nombre de (demi-)journées.

Le montant forfaitaire maximal a été récemment augmenté en raison de la hausse des coûts de l'énergie et s'élève, à compter du 1er juin 2022, à 140,15 euros par mois au maximum. Bien sûr, il s'agit du maximum : en 2021, l'allocation moyenne pour travail à domicile était d'environ 68 euros par mois. Vous souhaitez tout de même accorder un montant plus élevé ? C'est possible, mais vous devez être en mesure de démontrer qu'il s'agit bien d'un remboursement effectif de frais.

L'indemnité forfaitaire pour travail à domicile rembourse tous les frais de bureau que votre employé doit engager pour pouvoir exercer ses fonctions à domicile.

Cela comprend, entre autres :

• L'utilisation d'un espace de bureau au domicile de l'employé (y compris le loyer et l'amortissement éventuel)
• Imprimante et matériel informatique (papier, encre,...)
• Fournitures de bureau (chemises, stylos, bloc papier, etc.)
• Les services publics tels que l'eau, l'électricité et le chauffage
• Impôt foncier
• Assurance
• Café, eau, collations,...

Vous pouvez également contribuer aux coûts de l’ordinateur portable personnel, de l’imprimante ou du scanner et de la connexion Internet.

Jusqu'à concurrence du montant maximal, l'allocation pour travail à domicile est exonérée de cotisations de sécurité sociale et donc non imposable. Ce montant est accepté par l'ONSS dans ses instructions comme "frais de bureau", ce qui fait que cette allocation n'est pas considérée comme un salaire d'un point de vue social. Le forfait peut être accordé pendant les périodes de vacances normales du salarié concerné, mais il doit être réduit proportionnellement lors d'absences plus longues pour d'autres raisons (par exemple, en cas de maladie).

Attention : vous ne pouvez pas cumuler cette allocation pour travail à domicile avec d'autres indemnités pour frais de bureau (par exemple, le remboursement unique d'une chaise de bureau ergonomique). En tant qu'employeur, vous devez également tenir à disposition des listes nominatives des employés qui ont bénéficié d'une indemnité de bureau à domicile au cours d'une certaine année fiscale.

Avec les bons outils numériques, le télétravail peut également être synonyme de valeur ajoutée pour votre entreprise. Dans ce cas, l'allocation peut être une option intéressante, surtout en sachant que l’indemnité kilométrique* est, dans certains cas, beaucoup plus élevée.

(*Jusqu'au 30 juin 2022, l'indemnité kilométrique officielle est de 0,3707 euros par km. Par la suite, l'indexation - due à la hausse des prix de l'énergie et des carburants - ne sera plus annuelle mais trimestrielle).

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